Se il negozio WooCommerce e il gestionale non si parlano, qualcuno in azienda copia gli ordini a mano, aggiorna le giacenze due volte e prima o poi vende un prodotto che in magazzino non c’è più. Collegare i due software elimina questo doppio lavoro: gli ordini arrivano nel gestionale da soli, giacenze e prezzi tornano sul sito in automatico.
Quale gestionale si può collegare a WooCommerce
Quasi tutti, a una condizione: il gestionale deve avere delle API, cioè un’interfaccia che permette ad altri programmi di leggere e scrivere i suoi dati. WooCommerce ha già le sue (le REST API incluse nel plugin), quindi il lavoro consiste nel costruire il ponte tra le due. Tra i gestionali che abbiamo già collegato c’è SuperBill; con gli altri valutiamo caso per caso partendo dalla documentazione delle API.
Alcuni gestionali vendono anche un connettore pronto per WooCommerce. Va bene se fa esattamente quello che ti serve; quando le regole sono particolari (listini per rivenditori, prodotti composti, più magazzini) conviene un collegamento su misura.
Cosa si sincronizza
- Giacenze: il sito mostra solo quello che c’è davvero in magazzino.
- Ordini: dal negozio passano al gestionale senza essere reinseriti.
- Anagrafiche clienti e dati di fatturazione, per emettere la fattura senza ricopiare nulla.
- Listini prezzi: li cambi nel gestionale e il sito si aggiorna.
- Stato dell’ordine e spedizione, se vuoi che il cliente veda sul sito quando il pacco è partito.
Come si costruisce l’integrazione
1. Mappatura dei dati. Si decide quali dati passano e quale software comanda per ciascuno. Di solito il gestionale è la fonte per prodotti, prezzi e giacenze, WooCommerce per ordini e nuovi clienti.
2. Frequenza. Gli ordini possono passare nel momento in cui vengono fatti; giacenze e prezzi spesso bastano a intervalli regolari. Dipende da quanto velocemente cambia il tuo magazzino.
3. Sviluppo e test. Il collegamento si sviluppa e si prova su una copia del negozio, con ordini di prova, prima di attivarlo sul sito vero.
Quanto costa e quando conviene
Il costo dipende dal gestionale e da quanti dati vanno sincronizzati, quindi serve un preventivo sul tuo caso. Per capire se conviene c’è un conto semplice: quante ore alla settimana passa oggi il tuo team a copiare ordini, aggiornare giacenze e correggere errori, moltiplicate per il costo orario. Se l’e-commerce è ancora da fare, l’integrazione si può prevedere fin dall’inizio: ne parliamo in quanto costa un e-commerce WooCommerce.
Se invece non hai ancora scelto la piattaforma, leggi il confronto WooCommerce o Shopify: sul collegamento al gestionale le due si comportano in modo diverso.
Parliamo del tuo caso
Per proporti un’integrazione ci basta sapere quale gestionale usi e come gestisci oggi ordini e magazzino. Scopri il nostro servizio di sviluppo WooCommerce oppure contattaci per un preventivo.